コンサルで学んだ資料作成のコツ

2022年9月11日2022年10月14日

どの業界の方でも、資料作成に悩んでいる方は多いと思います。上司やクライアントからフワッとした指示だけされ、何を作ればわからず、悩みながらなんとか形にしたものの、指摘の連発でほぼ最初から作り直し。。。のような経験をしている方も多いのではないでしょうか？

そこで今回は、コンサルの現場で学んだ資料作成の際のポイントにまとめてみました。ポイントはいろいろありますが、特に重要な3点を書いてみたので、これらを実践するだけでも品質が向上し、資料への指摘、修正対応が減ることで、作業時間の短縮にもつながると思いますので、是非試してみてください。

また、これらのポイントを押さえた上で、わかりやすい&みやすい資料にすることで、読み手に負荷をかけない工夫までできると資料の品質がかなり向上し、指摘数もかなり減ると思います。わかりやすい&見やすい資料の作成方法については以下の記事を読んでみてください！

見やすい資料作り方３選（箇条書き編）

Contents

1. ①目的思考
2. ②仮説思考
3. ③文字を少なく、絵で示す
4. まとめ

①目的思考

まずは、資料の目的を明確にすることが重要です。目的が明確されていない、やってきた作業を細かく列挙したような資料を多く見かけます。このような資料ではネクストアクションが決まらないので、仕事が進みません。

上司への説明資料であれば、意思決定してもらいたいことや、その根拠をコンパクトに纏める必要があると思いますし、作業進捗の報告であれば、計画と比較して、作業が進んでいるか、遅れているかを示した上で、遅れているのであれば、関係者への支援をお願いする必要があると思います。

文章にすると、そんなことをするはずがないと感じるかもしれませんが、目的が明確になっていない資料が非常に多いです。資料はあくまで仕事を進める手段なので、目的である意思決定、お願いしたい内容に関する合意形成などを進めることをイメージして資料の構成や内容を考えるだけで、自然に資料の品質が上がると思います！

私の場合は、まず想定される資料の目的を整理して、依頼者（上司やクライアント）と認識合わせをした上で、資料作成を開始します。整理して認識合わせする内容は以下のようなイメージです。

資料の目的：事業の関係者（承認者）に、事業の今後の進め方について確認していただき、承認をいただく
読み手：A部長、B部長（異動してきたばかりのため、事業の目的やこれまでの経緯について丁寧に説明が必要）
資料の方向性：事業の背景・目的、これまの経緯からご説明した上で、検討課題と今後の方向性をご理解いただく

目的思考について詳細を知りたい方は、以下の書籍を参考にしてみてください。

目的ドリブンの思考法【DL特典未収録原稿&思考の地図】 [ 望月安迪 ]

価格:2,420円
(2022/9/11 15:28時点)
感想(0件)

②仮説思考

意思決定、依頼に関する合意形成のためには、具体案が示すことが重要と考えています。その理由は、その具体案をたたき台にすることで、議論を効率的に進めることができるからです。資料作成者のみで完璧な結論を出すことは難しいですが、仮説でいいので、このようにしてみてはどうでしょうか？という具体案を書くことで、資料の品質は向上すると思います。

仮説思考について、詳しく知りたい方は以下の書籍を参考にしてみてください。