見やすい資料作り方 ３選（箇条書き編）
コンサル経験を活かしたサービスをご提供しています（調査・分析／構想策定・企画立案支援／資格取得支援など）。また、ブログでコンサルノウハウや技術・業界情報も発信してます！
職歴：建設コンサル→総合系コンサル
資格：技術士（総合技術監理、建設）、PMP、応用情報技術者、TOE（交通工学研究会上級技術者）など
どの業界の方でも、資料作成に悩んでいる方は多いと思います。上司やクライアントからフワッとした指示だけされ、何を作ればわからず、悩みながらなんとか形にしたものの、指摘の連発でほぼ最初から作り直し。。。のような経験をしている方も多いのではないでしょうか？そこで今回は、見やすい、わかりやすい資料の作り方のコツについて書いてみました。
※見やすい、わかりやすいの前に準備しておくことがあるので、その内容については以下の記事を参照してみてください！
文章を紙面いっぱいに盛り込んだ資料をよく見かけますが、短い時間で相手に伝えたい情報を伝えるためには、一つ一つの文章をコンパクトにする必要があります。そこで有効なのが、箇条書きです。ただ文章を分割するだけでは、上記のような効果を得ることはできません。
以下の３点に留意するだけで、資料の見やすさ、分かりやすさが改善されますので、是非試してみてください！
①構造化
複数の箇条書きを書く場合、同じグループでまとめることを構造化と言います。
構造化の有無で箇条書きを比較してみました。どうでしょうか？
構造化ありの方が、見たい情報にアクセスしやすくなっており、わかりやすくなっていると思います。今回は、情報量が少ないですが、情報量が多くなるとさらに効果が大きくなります。
複雑な情報を伝える時は有効な手段となりますので、是非試してみてください！
イベントの概要（構造化なし）
- 2022/9/17〜9/20まで
- 雨天中止
- 駐車場なし
- ゲストはAさん、Bさん、Cさん
- A駅からシャトルバスあり
- Aさんのトークイベントは、9/20 15:00〜
- Aさんは✖️✖️をテーマにトークします
イベントの概要（構造化あり）
□イベント期間
- 2022/9/17〜9/20まで
- Aさんのトークイベントは、9/20 15:00〜開始します
- 雨天の場合中止です
□イベント内容
- ゲストはAさん、Bさん、Cさん
- Aさんは✖️✖️をテーマにトークします
□交通アクセス
- 駐車場なし
- A駅からシャトルバスあり
②ガバニング
ガバニングは、伝えたいポイントの数や概要を事前に宣言しておくことです。上記の箇条書きを例にすると以下のようなイメージになります。
ガバニングにより論点を明確にしておくことで、読者に読み取ってほしい情報を漏れなく伝えることができます。またガバニングは、①構造化との併用で効果を発揮しますので、使用する場合は構造化を先に実施するようにしてください！
ガバニング例
今回のイベントについて、本日決定したいことは期間、内容、交通アクセスの３点です。
□イベント期間
- 2022/9/17〜9/20まで
- 雨天の場合中止です
□イベント内容
- ゲストはAさん、Bさん、Cさん
- Aさんのトークイベントは、9/20 15:00〜開始します
□交通アクセス
- 駐車場なし
- A駅からシャトルバスあり
③語尾を体言止めにしない
語尾を体言止めにしてしまうと、読者に負荷を与えてしまいます。以下の例を見てみてください。
上の例だと、イベントを開催したのか、これからイベントを開催するのか、読者が前後の文脈から考える必要があります。
一方、下の場合であれば、この文章だけでこれからイベントを開催することがわかりますので、読者への負担を軽減することができます。
多くの情報を伝えたい資料の場合、このような配慮の積み重ねが大きな効果となって資料に現れます！
- イベントを開催
- イベントを開催する
まとめ
いかがだったでしょうか？特に効果が大きい点をまとめてみましたので、是非試してみてください！箇条書きについて詳しく知りたい方は、以下の書籍がお勧めです。また、以下の記事も資料作成してについて書いているので、参考にしてみてください！
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